Порядок в делах

Как говорил герой известного мультфильма «…порядок превыше всего!» И с этим трудно не согласиться, потому что наличие порядка существенно облегчает задачу по ведению дел.

Практически во всех сферах нашей жизни мы сталкиваемся с необходимостью структурирования и хранения документов. И тут нам приходят на помощь папки и системы архивации.

Давайте рассмотрим подробно какие бывают виды папок и как их можно использовать.

Начнем с того, что все папки можно условно разделить на две категории:

- папки картонные;

- папки пластиковые.

К первой категории относятся папки «Дело», которые в свою очередь делятся на два типа:

- папки с завязками;

- скоросшиватели «Дело».

В картонных папках с завязками удобно хранить документы, не нуждающиеся в подшивке или которые нельзя прошивать. Их используют в основном для документов, имеющих неодинаковый формат, но не более формата А4.  Благодаря наличию в таких папках клапанов сверху и снизу папки документы надежно защищены от выпадения из папки.

Скоросшиватели «Дело» оснащены механизмом, позволяющим хранить в них прошитые документы или документы, упакованные в специальные папки-вкладыши, называемые в обиходе «файлами». Как правило, скоросшиватели «Дело» имеют расширяющуюся структуру, благодаря которой в папку может поместиться довольно большое количество документов.

Для хранения на полке или в архиве и тех, и других типов папок существуют архивные короба, которые вмещают в себя большое количество документов. Эти короба оснащены завязками, резинками или клапанами, позволяющими надежно закрывать их, что очень удобно, если документы необходимо перевезти для хранения в другое место.

Пластиковые папки разделяют по следующим критериям:

- по типу механизма внутри папки: папки на кольцах, скоросшиватели с пружинным механизмом, папки с прижимным механизмом.

- по типу механизма закрывания папки: папки на резинках, папки на молнии, папки-конверты, папки-портфели, папки-уголки.

Папки первого вида предназначены для хранения в них документов, упакованные в специальные папки-вкладыши или «файлы» или документы, в которых были сделаны с помощью дырокола отверстия. Обычно в документах для прошивки делают два отверстия посередине, но существуют папки с механизмом крепления 4 кольца. Для хранения в таких папках необходимо сделать в документе 4 отверстия. Ширина корешка таких папок варьируется от 25 до 70 мм, что позволяет вместить в них большой объем документов.

Папки с прижимным механизмом позволяют хранить документы без прошивания. Особенность таких папок в том, что в них нет возможности уместить большое количество документов, так как сам механизм не позволяет скрепить много бумаг и небольшая ширина корешка от 14 до 17 мм. Но сам прижимной механизм надежно фиксирует документ и, благодаря ему в папке можно хранить документы разного формата, которые не допускается прошивать.

 Скоросшиватели с пружинным механизмом так же, как и картонные скоросшиватели позволяют поместить в них прошитые или упакованные документы, разница лишь в том, что пружинный механизм допускает хранение большего числа документов и не деформируется в отличие от механизма, установленного в картонных скоросшивателях.

Папки второго типа подходят больше для транспортировки документов, так как внутри них нет удерживающего механизма. В основном их используют школьники и студенты, но и обычном офисном режиме они могут быть использованы, если необходимо передать кому-либо документы, особенно документы разного формата.

Помимо вышеперечисленных папок, существуют папки с отделениями внутри и папки с вкладышами.

В зависимости от количества отделений в папке (существует от 2 и выше отделений в одной папке) в них можно хранить как небольшие документы (чеки, квитанции и т.п.), так и большое количество документов формата А4.

Папки с вкладышами представляют собой пластиковые папки с прозрачными «файлами» внутри. Количество вкладышей от 10 до 100 шт. В таких папках удобно хранить документы, которые приходится часто просматривать, благодаря прозрачности вкладышей, текст на документах отчетливо виден, и можно просматривать лист с обеих сторон.

Ну и напоследок, самый большой тип папок – это папки-регистраторы. Эти папки с арочным механизмом позволяют хранить очень большое количество документов как прошитых, так и в папках-вкладышах. Различаются они по ширине корешка – 50 или 80 мм и бывают с бумажным, пластиковым или ПВХ покрытием. Такие папки очень устойчивы даже при наличии в них небольшого количества документов.

Все вышеперечисленные способы хранения и архивации предназначены для одной цели – для надежного хранения и транспортировки Ваших документов, и чтобы Вы в любой момент могли найти и посмотреть в документах нужную Вам информацию!

Удачного ведения дел!